BEST株式会社

テンプレートが豊富で便利!作成した書類を一覧管理できるのも魅力的

BEST株式会社

会社URL
https://best24.co.jp/
担当者名
管理部 鈴木 桃子 様
  • 51~100名
  • サービス

私たち”BEST”という会社は、日本全国の生活トラブルやお悩みで困っている人を1分1秒でも早く笑顔にする為、24時間365日体制で日々”BEST”を尽くして取り組んでおります。
ライフレスキュー事業として生活の緊急トラブル「鍵・ガラス・水回り・屋根・害虫害獣駆除」に関する事業を全国に展開しており、全国の困っている全てのお客様に安全・安心を提供できるように全社員一丸で取り組んでおります。

課題

  • 見積書の管理番号の付与やPDFに保存しなおす手間がかかっていた
  • 作成した見積書を一覧で管理する手段がなく、別途管理表を作っていた

決め手

  • すでにジョブカン勤怠管理を使っていたこと
  • 書類ごとにテンプレートが豊富にあり、カスタマイズ性も高いこと

効果

  • 見積書・請求書・領収書のすべてのデータを一元管理できるようになった
  • 書類作成が簡単になり業務スピードが上がった

導入前の状況や運用方法を教えてください。

特に専用ソフトやアプリケーションなどは使わず、表計算ソフトで作ったテンプレートを使って見積書や請求書、領収書を作成していました。

どのような課題をお持ちでしたか?

見積書を作るたびにそれぞれ管理番号を付与したり、PDFに保存しなおしたりと手間がかかっていました。データごとの管理もしづらかったので、作成した書類を一覧として見るための表を別で作成していたのですが、それも二度手間だと感じていました。
また、請求書がどんどん増えていくため、データが重くなって動かなくなったり、作成しづらいと感じることもありました。

どのようなきっかけでシステム導入の検討を始めたのか教えてください。

きっかけは勤怠管理システムとしてジョブカンを使い始めたことです。
ジョブカンシリーズに「見積/請求書」が新しくラインナップされて、請求書や見積書などの書類作成ができるようになったと知りました。課題が解決できるかもしれないと思い、使ってみました。
すでにジョブカンシリーズは使っていたので、ハードルは低かったですね。

導入のポイントとなったところはどこですか?

書類ごとに何パターンもテンプレートがある上、使いやすいように項目をカスタマイズできるのが便利ですね。
いつでもスムーズに書類作成ができるうえ、書類一覧もシステム上で簡単に見られるので、表計算ソフトで管理してた時に感じていた困りごとが解消されました。

現在の運用方法を教えてください。どのような場面で利用することが多いですか?

お客様向けの見積書・請求書・領収書の発行と、発行した書類を一覧で管理するデータベースとして使っています。

どのように課題が解決されましたか?

見積書・請求書・領収書すべてのデータがまとめて管理されているのがとてもよいですね。一度書類を作成した企業は取引先に登録されてるので、企業名を再度入力する手間が省けて助かっています。

導入して良かったと感じた場面や便利な機能があれば教えてください。

やっぱりテンプレートが豊富にあるところと、各項目をカスタマイズして編集できるところがとても便利です。
また、区分にメモや小計があるのでいろいろなパターンの見積もりが簡単に作れるのも助かっています。

システムの安定性やサポート体制はいかがですか?

システムが常に安定していて使い方も簡単なのでサポートを必要としたことがありません。重くなったりエラーやトラブルも一切なく安心して使っています。

こんな機能があればという点はございますか。

お客様名が長かったり内訳の内容が長いと枠内に収まらないことがあるので文字の大きさを変えられると嬉しいです。また、内訳の品名欄が枠いっぱいまで文字が入力できないので、入力できるようにしてほしいです。

本日は貴重なお話ありがとうございました!

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