見積書や請求書の作成・管理における工数を大幅削減！ 業務の自動化とスムーズな情報共有を実現。
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福島県を中心に風力発電機器メーカーや建設工事で培ったノウハウを活かし風力発電設備のオペレーション＆メンテナンスにおける作業員の安全確保、業務効率の向上に必要な知識と資格を習得できる高度なトレーニングをご提供することで事業者様のニーズにあった人材育成をサポートいたします。
▼FOMアカデミーについて
URL： https://www.fom-association.jp/training-center/
FOMアカデミーは、子供たちの学び舎だった小学校を再生可能エネルギーで活躍する大人たち学び舎にし、風力発電関連産業の現場で活躍している方やこれから参入する方、学生などが必要な専門知識と技術を学び、ライセンス等を取得できる一般開放型風力発電専門のトレーニング施設です。
目的
- 書類作成・管理における工数削減
課題
- 管理番号(帳票番号)の確認、入力が手間だった
- 作成後は都度承認者に「確認依頼」をする必要があった
- 見積書の作成から入金までの流れが追いづらかった
効果
- 管理番号を自動付番できる
- 承認フローに沿って自動で確認依頼メールが送付される
- 作成から送付・入金状況まで、ジョブカン上でステータスが判別できる
福島県を中心に風力発電設備作業に関わる包括的サポート、地域雇用創生及び人材育成を行っている株式会社風凛さま。以前はExcel(エクセル)で見積書や請求書を作成しており、管理が煩雑になってしまっていたそう。
「ジョブカン見積/請求書」を選んだ理由や、導入後の状況をお伺いしました。
ジョブカン導入前はどのように請求書類を作成・管理しておられたのでしょうか。
FOMアカデミー(風力発電専門のトレーニング施設)内では、見積書も請求書もExcelで作成し、Microsoft Teamsで管理をしていました。Teamsからひな形をダウンロードして新規作成、完成したらそれをTeamsにアップロードする形です。
どのような課題をお持ちでしたか？
Teams上では上手くExcelの編集ができず、計算式が壊れてしまうことがあったり、書類の「管理番号」を手入力していたため、番号の確認にも時間がかかったり……、といった課題がありました。
また当社は一般社団法人より委託を受けてトレーニングを行っておりますので、作成した書類の承認者が社外(委託元の社団法人)になる場合も多くあります。そのため見積書や請求書を作成したら都度、承認者へ確認依頼をする必要があり、承認作業に時間も手間もかかっていました。
それから、見積書発行→請求書発行→入金 の流れを追いづらいことも課題でした。
入金管理もExcelで行っていたため、データの移行に手間がかかり、いつ入金されたかの記録が分かりづらかったです。
ジョブカンを選んでいただいた理由を教えてください。
前述の課題が解決できることがポイントでした。
ステータス管理機能で見積書や請求書作成から送付、入金状況まで判別できるので流れが追いやすいですし、書類を作成すると申請フローに沿って自動で承認者にメール通知されます。管理番号も自動付番できるので確認の手間が減少しました。
申請から承認までに複数の担当者が関わることもあるので、権限によって閲覧できる書類を制御できるのもありがたいです。
得意先や品目を事前に登録できるのもいいですね。書類作成時には選択するだけでいいのでスムーズですし、工数が削減しました。
導入後のご状況はいかがでしょうか。
今は見積作成・請求書作成・入金管理でジョブカンを利用しています。
書類作成・確認における工数が大幅に削減しました。
ありがとうございました。
