書類レイアウトが分かりやすく作業効率アップ！
コア業務に集中する時間が増加
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冷凍物流倉庫などの工事業をしております。
会社設立前の約8年間、冷凍物流倉庫の防熱扉工事に携わった経験があり、防熱扉をはじめ建物の中では様々な問題を抱えている状況を知りました。そんな問題を1つでも多く解決したいという思いで立ち上げた会社です。
課題
- 以前使っていた見積書は分かりづらく、お客様の問い合わせ対応に時間が取られていた
- 今まで利用していた他社ソフトは使いづらく、見積書の作成に時間がかかっていた
- 無料ソフトでは見積書の作成が難しく、項目が少ない・小さく見えるなど機能面で満足できなかった
決め手
- お試しで使うことができ、見積書のレイアウトが良く、詳細や備考欄が見やすいこと
- 月額2,000円で質の高い見積書・請求書が作成でき、作成書類の管理が簡単になったこと
効果
- 書類作成の時間が短縮できた
- 見積書がわかりやすくなり、お客様からの問い合わせに対応する時間が減った
- お客様の問い合わせ対応していた時間を別の業務に回せるようになった
導入前の状況や運用方法を教えてください。
見積書を簡単に作れるような無料ソフトを最初は色々さがしていました。
他社ソフトを2つほど試してみて、そのうち1つの会計ソフトを年間プランにて使用していました。
それで見積書も作成できたのですが、記載項目欄が少なくて、たくさんの材料を扱う場合だと使い勝手が良くなかったです。
特にどういった点にお困りだったのでしょうか。
以前のソフトでは書類の作成に時間がかかるというのもありますが、項目に詳細説明を記載できる箇所がないので困っていた時間が長かったです。
見積書の品名と単価は載せることができても、単価の内訳などが記載しにくかったため、お客様から項目について確認の問い合わせをいただくこともありました。
ジョブカン見積/請求書の導入のきっかけとなった出来事はありましたか。
会社は昨年3月に個人事業として始まり、7月に法人化しました。
現在、私一人で業務を行っています。
法人化をきっかけに会計業務は会計士に依頼することにしたので、会計ソフト自体を使わなくなりました。また、ワンオペなので見積請求書作成やお客様からの質問にかかる時間も削減して効率化したいという気持ちがあったので、利用するソフトを見直すきっかけとなりました。
活用状況を教えてください。
現在は見積書・請求書を月に20件～30件ほど作成しております。
見積書は基本メールでお客様に送信します。
請求書の場合はPDFを先にメール送信しますが、ご要望があれば、後から原本も郵送することがあります。また、ごくまれに見積書無しで注文書の作成のみ行うこともあります。
お客様から問い合わせをもらった際には取引状況を見積請求書一覧でしており、スムーズに回答ができています。
便利だと感じる機能はありますか。
作成した見積書をもとにそのまま請求書を作成できるところです。
また、月の売上がすぐにわかることも便利だと感じます。
見積書や請求書のテンプレートが用意されているのも、使いやすくていいですね。
こんな機能があればという点はございますか。
強いて言えばですが、見積書を作成してからじゃないと注文書が作成できないところについてです。
発注書・注文書を単独で作成できるようになるとさらに便利になると思います！
本日は貴重なお時間ありがとうございました！
ジョブカンなら発行から受領まで、
インボイス制度に即した安全な運用が可能です。
