各種帳票のデータ連携で業務が大幅効率化。
インボイス制度にも対応で安心。
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当社は2014年に3D-CADを用いた設計及び3D-CAMでの加工用のデータを作成する会社としてスタートしました。初めは小さな事務所でグループ会社の設計業務のみを行っておりましたが、設立当初からの目標であった"モノづくり"の実現の為、新たに工場を構え設計から製造まで一貫したモノづくりを行っております。 レーザーカット加工機・ベンディングマシーン・溶接等を取り揃え、板金をメインとした金属加工を扱っており工業用機械のカバー、製薬機械のカバー、その他ボックス等を製作しています。また、発注メーカーの設計・開発の段階からお手伝いさせて頂くことで、形状等のご提案やコストダウンのための作り方など製作のことを踏まえた設計をすることも可能で、お客様のためのモノづくりを一緒に行っております。
課題
- 受注管理・工程管理・経理管理のデータ連携ができていなかった
- ソフトの保守契約料がかかっていた
- インボイス制度に準拠する請求書を発行する必要があった
決め手
- 見積書から納品書。納品書から請求書と各種書類が連携して発行できる
- 合計請求書の発行作業の容易さ、各種書類のテンプレートフォーマットの変更のしやすさ
- インボイス制度に準拠する請求書が発行できる
効果
- 各種書類のクラウド管理ができるのと検索のしやすさ。
- 後から追加された"帳票の取込"機能により、取込作業がすごく楽になった。
- インボイス制度に対応できた。
導入前の状況や運用方法を教えてください。
これまでは当社向けに仕様をカスタマイズしてもらったソフトを利用していました。開発は9年前になります。
受注管理・工程管理・経理管理を１つのソフトでやっていたのですが、それぞれのデータ連携機能が弱く、自由度も非常に低いものでした。
また、ソフト開発会社と保守契約を結んでいたのですが、各業務担当者が独自に機能を追加してもらっていたため、全体の仕様が把握できなくなっていました。結果として属人化したものとなってしまっていました。
どのような課題をお持ちでしたか？
やはり受注管理・工程管理・経理管理のデータや機能の連携が取れていないため、確認・照合作業が手間だったというのが一番の課題でした。それに加えてソフトの保守契約料のコストも課題でした。
もう一つ大きかったのはインボイスですね。インボイス制度に準拠した請求書を発行する必要があったので、システムでの対応が必要でした。
ジョブカン選定の経緯・ポイントについて教えてください。
ソフトの保守契約の更新時期になり、契約を更新するか、新しくシステムを導入するか検討することになりました。
会計の事務業務の簡素化かつ正確性を向上するために、新システムの導入を決めました。
ジョブカンを選んだポイントは機能の豊富さですね。
見積書から納品書、納品書から請求書と各種書類が連携して発行できる機能がとても便利です。
その他、合計請求書の発行作業の容易さ、各種書類のテンプレートフォーマットの変更のしやすさも魅力的な機能でした。
活用状況を教えてください。
見積書の管理と、納品書の発行・請求書の発行に使用しています。
各種書類のデータを連携して、効率的に書類作成ができていると感じます。
導入した効果を教えてください。
各種書類の連携が取れているため、起点となる見積書さえ正確に入力されていれば、照合作業を大幅に減らすことができるようになりました。見積書のシステム入力に関しても、当社の見積ファイルをCSVデータに変換するだけで入力ができるため、作業が格段に楽になりました。
インボイス制度に対応できるようになったのも大きいですね。今後の法改正にも柔軟に対応できると思います。
便利だと感じる機能はありますか？
各種書類のクラウド管理ができて、検索もしやすいのがとても便利ですね。その他にも、新規機能が随時追加されていくので、より使いやすくなっていっている印象です。特に、後から追加された「帳票の取込」機能はとても助かっています。帳票の取込作業がすごく楽になりました。
サポート体制はいかがですか？
チャットにて問い合わせさせていただきましたが、すぐにレスポンスがあり早く問題解決をすることができました。
こんな機能があればという点はございますか？
クラウド上以外にも定期的にデータをバックアップできれば便利だと思います。例えば、定期的にデータがメールなどで送られてくるとありがたいですね。また、顧客別に入金日を登録しているので、それをもとにレポートの売掛残高一覧表で当月の入金予定額が確認できるとうれしいです。
