ジョブカン導入で課題解決。見積データのクラウド共有で業務を見える化し、属人化も解消
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40年以上の実績を誇る防災のエキスパートです。生命・財産を守るための設備なので、誠意を持って対応します。
課題
- 各個人毎に作成した見積などのデータ共有ができていなかった
- 担当者ごとに見積項目にバラつきがあった
- 電子帳簿保存法に対応出来ていなかった
決め手
- 運用する上でのコスト面
- PC慣れしていない社員でもすぐに対応可能な点
効果
- 業務の見える化に成功した
- 多くの課題を解決できた
導入前の状況や運用方法を教えてください
システム導入前は、見積書作成、請求書作成業務には表計算ソフト（エクセル）を使用していました。
ジョブカン導入前はどのような課題がありましたか？
以下のような4つの課題がありました。
①各個人毎に作成した見積データなどが、社内サーバーではなく各々のPCのローカルストレージ内に保存されていた。そのため、お客様からご質問を受けた際に、データを探すのに時間がかかってしまっていた。
②見積項目などが担当者ベースでバラつきが出ていた。
③お客様に請求書を出しているのかどうか経理部しか把握できていないため、ダブルチェックができていなかった。
④電子帳簿保存法に対応できていなかった。
ジョブカンを導入するにあたり、選定のポイントとなったところはどこですか？
第一には運用する上でのコストが優れているところです。
さらに、PC慣れしていない社員でもすぐに対応可能だったこと、印刷したときのレイアウトもとても綺麗だったことがポイントでした。
ジョブカン導入により、どのように課題が解決されましたか？
社員全員がこのサービスを利用することで、業務の見える化につながりました。
担当者以外の者でも見積内容を把握することができるようになったので、お客様から質問を受けた際の対応や、見積項目のバラつきなど多くの課題が解決されました。
導入して良かったと感じた場面や便利な機能があれば教えてください。
抱えていた課題を解決できたことが何よりも良かったと思います。
便利だと感じるのは帳票の検索機能と、メールソフトを利用しないで、システム上だけでお客様に見積書、請求書を送信できることです。
システムの安定性はいかがですか？
抜群に良いですね。
こんな機能があればという点はございますか？
見積書の作成において、お客様の要望にお答えした結果、件名が長くなることがあるので、改行することができると助かります。
その他は、間違えて項目を消してしまった時など、１個前の状況に戻る、処理の取り消し（アンドゥ）などができるようにしていただきたいです。
